Gerakan paperless akhir-akhir ini terus digaungkan. Usaha untuk meminimalisir penggunaan kertas tersebut dikampanyekan sebagai bentuk kepedulian kita terhadap lingkungan. Semakin sedikit kertas yang digunakan maka akan mengurangi penggunaan pohon yang merupakan bahan baku pembuatan kertas tersebut. Secara otomatis hutan kita akan lestari dan keseimbangan alam akan semakin terjaga. Pemanasan global dapat dicegah untuk keberlangsungan hidup generasi yang akan datang.

Di era teknologi canggih ini sebenarnya gerakan paperless adalah hal yang sangat mungkin untuk dilakukan. Dengan perkembangan teknologi informasi yang kian masif, kita dapat memanfaatkannya untuk mendukung kegiatan administrasi di perkantoran. Sistem informasi manajemen perkantoran pastinya dapat mengalihfungsikan peranan kertas sebagai media komunikasi.

Selain wujud kepedulian terhadap lingkungan, pemanfaatan teknologi untuk mendukung kampanye paperless juga mempunyai beberapa keuntungan diantaranya adalah penghematan anggaran pembelian kertas dan tinta  serta efisiensi waktu dan tenaga. Dengan menggunakan teknologi tersebut kita dapat mengirimkan surat-surat dalam hitungan detik saja tanpa memerlukan kurir yang pastinya membutuhkan waktu, tenaga serta biaya transportasi ke alamat yang dituju. Teknologi memudahkan kita untuk saling berkirim surat dari sisi dunia satu ke sisi belahan dunia yang lain.

Sumber daya manusia yang ada saat ini, saya rasa juga mampu beradaptasi. Tuntutan perkembangan teknologi membuat mereka semakin giat untuk belajar.  Apalagi saat ini didukung oleh perangkat-perangkan elektronik  dengan teknologi yang  canggih dan antar muka yang semakin user friendly. Membuat teknologi tersebut semakin mudah digunakan.

Dalam dua tahun terakhir ini saya telah mencoba menerapkan sistem paperless tersebut meskipun masih sangat sederhana. Saya bekerja di sebuah instansi yang menangani presesensi sidik jari pegawai yang tersebar di seluruh kota. Untuk rekap laporan presensi setiap bulannya saya mengirimkan kepada instansi tersebut file berformat .pdf melalui email. Kesimpulan saya, dari kegiatan sederhana tersebut di atas saya dapat melakukan penghematan kertas, tinta, waktu dan tenaga serta saling bertukar informasi/data dengan lebih cepat. Alhamdulillah SDM di masing-masing instansi juga sudah mendukung untuk memanfaatkan teknologi yang ada.

Jika laporan presensi saja bisa kita lakukan secara paperless, harusnya kegiatan administrasi perkantoran termasuk surat menyuratpun dapat kita lakukan tanpa menggunakan media kertas. Saya pribadi optimis gerakan paperless pasti bisa dilaksanakan di perkantoran jika ada kemauan dari semua pihak. Menurut saya untuk mengaplikasikannya cukup simpel. Yang pertama kita harus membuat sistem yang diinginkan seperti apa, yang  kedua kita harus membuat aplikasi yang handal (saat ini banyak sekali programer-programer yang mumpuni), dan yang ketiga kita harus membuat regulasi yang mengatur hal tersebut secara jelas. Jika ketiga hal tersebut dapat kita lakukan dengan baik tanpa ada unsur kepentingan, saya rasa akan tercipta sebuah sistem yang baik untuk melaksanakan administrasi perkantoran secara paperless.

Terus jika tanpa menggunakan media kertas, bagaimaa legalisasinya? bagaimana tanda tangannya?

Pada tanggal 14 November 2016 saya berkesempatan mengikuti Seminar dan Workshop Pemanfaatan Tanda Tangan Digital pada Transaksi Elektronik yang diselenggarakan oleh Kementrian Komunikasi dan Informatika. Acara yang diselenggarakan di Ballroom Hotel Tentrem Yogyakarta ini menghadirkan 1000 peserta dari berbagai kalangan antara lain Pegawai Negeri, Media, Mahasiswa, Blogger dan masyarakat umum lainya. Acara yang berlangsung dari pukul 09.00 s/d 17.00 ini bertujuan untuk mengenalkan tanda tangan digital dan pemanfaatnya pada dokumen elektronik.

Jadi, apa itu tanda tangan digital? mari kita simak penjelasan kominfo dari web sivion.id

Secara garis besar Tanda Tangan Digital adalah sebuah skema matematis yang memiliki keunikan dalam mengidentifikasikan seorang (subjek hukum) di dunia digital. Canggihnya, skema tersebut mampu membuktikan validitas dari tanda tangan tersebut secara online (real time). 

CA adalah lembaga yang menerbitkan sertifikat digital, menandatangani sertifikat untuk memverifikasi validitasnya dan melacak sertifikat yang telah dicabut atau kedaluwarsa. 

Tanda Tangan Digital digunakan untuk memberikan kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah pada dokumen elektronik dan transaksi elektronik. Seperti yang tercantum pada pasal 11 UU ITE. Tanda Tangan Digital dapat menandatangani dokumen PDF dengan menggunakan Adobe Reader DC (free). Sehingga kita dapat membuat dokumen legal digital, tanpa harus menggunakan kertas lagi. 

TTD juga dapat digunakan untuk login dan bertransaksi pada aplikasi (eGovernment, eBanking, eCommerce, dan eServices lainnya). Sayangnya belum ada aplikasi yang siap menggunakan sertifikat digital ini. (Lihat video demo cara menggunakan sertifikat pada layanan eBanking, disini). Aplikasi yang dapat menggunakan sertifikat digital sedang dalam proses pembuatan oleh layanan publik. Diharapkan pada tahun 2017 segera digunakan.

Jadi, untuk pengganti tanda tangan konvensional kita dapat membubuhkan tanda tangan digital yang tersertifikasi pada dokumen. Kominfo mengklaim tanda tangan digital yang diterbitkan ini memiliki keamanan yang tinggi. Tanda tangan digital yang menggunakan teknologi Public Key Infrastructure ini memiliki batasan waktu penggunaan. Selain itu untuk menjaga agar tanda tangan tidak digunakan oleh orang yang tidak berhak menggunakanya, tanda tangan digital ini delengkapi dengan PIN yang diketahui hanya oleh pemilik tanda tangan digital tersebut.

Selain untuk tanda tangan pada dokumen elektronik, tanda tangan digital ini nantinya dapat digunakan pada kegiatan transaksi elektronik seperti layanan perbankan, ecommerce dan layanan lain yang membutuhkan keamanan.

Dengan tanda tangan digital ini kita dapat memastikan bahwa dokumen itu asli atau bukan. Dokumen yang telah dibubuhi tanda tangan digital, jika diedit maka akan menghilangkan tanda tangan tersebut. Jadi, tanda tangan ini dapat memastikan bahwa file dokumen ini benar-benar dari orang yang berwenang untuk mengesahkanya.

Tahun 2017 masyarakat diharapkan sudah mulai menggunakan tanda tangan digital ini. Saat ini kominfo juga sedang menggodok regulasi tentang pendaftaran dan penggunaan tanda tangan digital ini. Mudah-mudahan regulasi tersebut segera terwujud dan tahun depan kita dapat menggunakannya di seluruh Indonesia. Syukur-syukur kominfo juga mau mengembangkan aplikasi administrasi perkantoran dengan pengamanan tanda tangan digital yang handal dan dapat diterapkan di semua instansi khususnya pemerintahan di seluruh Indonesia.

Saat ini pendaftaran sertitikasi tanda tangan digital sudah bisa dilakukan melalui website Root CA yang beralamat di www.sivion.id.

Saya optimis, suatu saat bekerja tanpa kertas adalah sebuah keniscayaan. Teknologi sudah semakin maju, mari kita bersiap.